Capítulo 2 - Tiempo de planificación y organización
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2.2. La organización del Estudio
2.2.1. Organización, orden y limpieza
Hace décadas que los japoneses desarrollaron el
concepto del KAIZEN con el objetivo de aumentar la
calidad y reducir los costos. En esencia, el KAIZEN
es el mejoramiento continuo a través de pequeños
cambios. Se trata de NO hacer cambios o innova-
ciones enormes, pero sí cambiar, reducir o eliminar
todo aquello que impide un mejor servicio y una
mayor calidad del producto y servicio. Introducir
una pequeña mejora cada día permite tener a fin de
año más de 300 mejoras.
Organización
Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa.
o
¿Tiene todo el personal bien definidas
sus labores diarias?
o
¿Se sabe en qué lugar se ubica cada
mueble, máquina, equipo, material y per-
sona?
o
¿Tienen reuniones periódicas para revi-
sar tareas y resultados?
Ante todo, es indispensable comprender que las
organizaciones modernas (Estudios) están diseña-
das enfocándose en el Cliente.
Hoy en día se trata de tener la menor cantidad de
niveles y sólo el personal indispensable para asegu-
rar un buen servicio.
Reducción de búsquedas
Facilitar el movimiento de las cosas, servicios y per-
sonas.
¿Tiene a mano todo lo que necesita para su trabajo
diario? A veces es más costoso NO tener lo básico
para desarrollar el trabajo ya que se pierde mucho
tiempo en obtener tal o cual herramienta, elemen-
to o insumo.
Disciplina y buenos hábitos de trabajo
o
¿Existe respeto por las reglas de trabajo?
o
¿Es el ambiente laboral equilibrado y
justo?
Si los titulares del Estudio llegan tarde al trabajo,
no se puede esperar que los colaboradores sean
puntuales. La disciplina efectiva se basa en el tra-
bajo igualitario y justo y en normas de trabajo cla-
ras y aceptadas por todos. El personal espera un
sueldo razonable, pero TAMBIÉN espera buen trato,
normas claras y oportunidad de hacer carrera.
Limpieza
La limpieza exagerada ayuda a aumentar el orden.
o
¿Están muy limpios los escritorios y el
estudio en general?
o
¿Está limpia la obra?
o
¿Es pulcra la entrega al Cliente?
Siempre se piensa que la oficina es limpia, pero no
es lo mismo en general con la obra.
La limpieza lleva al orden y el orden ayuda a redu-
cir costos.
Como parte de este orden y limpieza, la Norma
establece la necesidad de llevar un control de los
documentos que se manejan en el Estudio, así como
un control de los registros.
El Estudio redactará un procedimiento mediante el
cual dejará constancia acerca de diferentes puntos,
tales como:
o
Las responsabilidades para la aprobación
de los diferentes documentos. En general el
responsable de aprobar un documento
