Capítulo 2 - Tiempo de planificación y organización
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Una orden de compra es una solicitud escrita enviada a un pro-
veedor, originada por una requisición o necesidad de materiales
y suministros. La orden de compra se envía cuando se ha conve-
nido un precio, especificaciones de los términos de pagos y
entrega: la orden de compra autoriza al proveedor a entregar los
materiales o suministros y a emitir la factura.
Todos los materiales o suministros comprados deben soportarse
con las órdenes de compra debidamente prenumeradas con el
fin de garantizar el control sobre su uso.
En general la orden de compra original se envía al proveedor,
una copia es entregada al departamento de contabilidad para su
debido registro y otra copia al departamento de compra para dar
seguimiento al pedido.
La orden de trabajo o producción es un elemento de planifica-
ción que puede indicar, según los casos, para cada lote a produ-
cir, pedido a cumplimentar, productos concretos a fabricar o
similares, los siguientes ítems:
o
Los materiales que han de utilizarse y / o los real-
mente empleados.
o
Las máquinas que han de intervenir.
o
La mano de obra necesaria.
o
Los planos, croquis o esquemas necesarios.
o
El circuito administrativo o de recorrido de la orden.
o
Las autorizaciones necesarias.
o
La firma de los empleados o de los mandos inter-
medios que intervienen en esa producción.
o
Las fechas de planificación, producción y termina-
ción de los productos fabricados.
o
Los tiempos empleados.
El contrato es una obligación legal de compromiso de ambas
partes que describe derechos y obligaciones.
Documenta acuerdos.
Establece tres restricciones: TIEMPO - COSTO - CALIDAD
Contiene condiciones y términos.
Si el contrato se va a adjudicar por licitación, se debe escribir el
pliego, que debe contener:
1.
Marco de referencia.
2.
Lista de proveedores y servicios.
3.
Especificaciones, requerimientos.
4.
Otros términos y condiciones generales.
5.
Instrucciones a los oferentes (por ejemplo: entre-
gar hasta tal fecha, en tal lugar, de tal manera, en-
tales condiciones).
6.
Anexos (reglamentaciones, planos, etc).
Lo importante es que deben contar con toda la
información necesaria para la contratación del pro-
ducto o servicio, información sobre la compra o
prestación de servicio, las verificaciones y/o inspec-
ciones que se van a realizar, los criterios de aproba-
ción, etc.
Los proveedores y asesores deben ser evaluados y
seleccionados, redactando los criterios en un
pro-
cedimiento general de compras.
La mayoría de los Estudios todavía no comprenden la
necesidad de llevar a cabo una
gestión de compras
o consideran que la misma consiste sólo en comuni-
carse telefónicamente con los proveedores para soli-
citarles los productos o servicios requeridos.
ANEXO II MANUAL de PROCEDIMIENTOS
ISO-PG07-7.4.1.Evaluación y selección de proveedores
La
orden de compra
o el
contrato
son documentos a
través de los cuales se trasmite al asesor o proveedor
cuáles son los requerimientos necesarios para que el
producto o servicio que entregue esté de acuerdo a
lo solicitado por el Cliente. Cuanto más detalle se les
incorpore, menores serán los riesgos de reprocesar el
trabajo. Es importante volcar en los mismos el mayor
