Capítulo 2 - Tiempo de planificación y organización
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2.2.3. Comunicación interna y con el Cliente
Uno de los puntos más importantes en el ambiente
laboral es la comunicación interna. Es la clave de la
motivación, es lo que permite que las personas
sientan que pueden expresarse y que sus ideas
serán escuchadas y valoradas. Seguramente se
sientan a gusto en su lugar de trabajo; generando
una mayor fidelización hacia el Estudio, un mayor
compromiso. Esto se convierte en una estrategia
para el área de Recursos Humanos, aunque muchas
veces es la Dirección del Estudio quien tiene a su
cargo dicha área.
Gran cantidad de experiencias comprobadas en
diferentes tipos de empresas demuestran que
teniendo canales de comunicación efectivos (que
todos conozcan las políticas de empleo y cuáles son
sus derechos) habrá menos posibilidades de que se
produzcan malos entendidos.
Un buen
programa de comunicación interna
puede promover o ser un instrumento para la mejo-
ra del rendimiento al considerar los siguientes ele-
mentos: la interactividad que se produce en la
interpretación del proceso comunicativo y la nego-
ciación entre los participantes en la situación de
comunicación.
La comunicación interna se puede dividir en tres tipos:
- Comunicación ascendente
: es aquella que se rea-
liza desde abajo hacia arriba en la jerarquía (del
dibujante al profesional, cabeza del Estudio y/o al
responsable del área de proyecto, si lo hubiera).
- Comunicación descendente
: es aquella que se
realiza desde arriba hacia abajo en la jerarquía.
- Comunicación horizonta
l: es aquella que se rea-
liza entre pares de una misma área o de diferentes
áreas, como podría ser aquella que se origina entre
el proyectista y la dirección de obra.
Cada tipo de comunicación requiere de herramien-
tas diferentes, como por ejemplo:
o
Cartelera de anuncios.
o
Periódico interno, newsletter o boleti-
nes internos.
o
Carta al personal.
o
Jornadas de trabajo.
o
Reuniones de información.
o
Manual del empleado.
o
Comunicaciones escritas.
o
Entrevista individual.
o
E-mails.
o
Sistema de sugerencias.
De nada sirve implantar herramientas de comunica-
ción interna si éstas no nacen de una auténtica cul-
tura empresarial convencida de la necesidad de la
comunicación. Si esta filosofía no está implantada,
las herramientas más eficaces no servirán y lo único
que se habrá conseguido es perder tiempo y dinero.
Algunos métodos para la difusión de información dentro del
estudio:
Carteleras
:
Este efectivo medio de comunicación se debe colocar en un lugar
de tránsito del personal. Puede contener información general, nor-
mativas institucionales e informaciones que intercambia el perso-
nal. Es necesario que su contenido esté ordenado para que visual-
mente sea de rápida lectura y notorio el cambio periódico de su
información. Es necesario, para evitar malos entendidos, consignar
en cada mensaje los remitentes y su fecha.
Newsletter o boletín informativo:
Consiste en una pequeña publicación periódica en donde se puede
encontrar información de acontecimientos importantes, de reu-
