PAC - Manual de Gestión de la Calidad para Estudios de Arquitectura - Vol. I
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niones y cambios de puestos de trabajo o novedades del Estudio.
Carta al Personal
:
Las cartas deben ser breves y legibles. Se utilizan para difundir
información importante como resultados, cambios en el Estudio,
etc. Su ventaja radica en la rapidez de su llegada y el impacto
que provoca. Por ello, se aconseja no realizarlas en forma múlti-
ple con un destinatario común sino personalizadamente.
Jornadas de trabajo
:
Facilitan el diálogo y fomentan las relaciones personales, sobre todo
entre empleados que no suelen interactuar entre sí con frecuencia.
Las reuniones mal planificadas pueden convertirse en una pérdi-
da de tiempo que tenga como consecuencia una reducción de la
productividad del Estudio.
Reuniones
:
Las reuniones son un espacio de comunicación para: informar,
capacitar, reflexionar, tomar decisiones, etc. Lo importante es
contar con espacio acorde y convocar a los participantes con la
debida antelación.
Manual del empleado
:
En él se puede encontrar la información necesaria para que el
empleado logre un excelente desempeño en sus funciones como
también las condiciones y reglamentos del Estudio, la filosofía y
la cultura, los derechos y los deberes que tiene cada empleado
(recibir un trato uniforme y coherente). Informa sobre el modo
de evaluar a los mismos.
Cualquier persona que ingresa al Estudio necesita saber a dónde
se ha incorporado. Para ello, muchos diseñan este material que
puede incluir: una síntesis histórica, las normas internas, su
organigrama, sus integrantes, etc.
Comunicaciones escritas
:
Los memorados son un medio útil para transmitir los cambios
que se producen en las distintas políticas y procedimientos del
Estudio que no estén reflejados en el manual del empleado. Por
ejemplo, cuando se produce un cambio en un procedimiento.
Comunicación electrónica
:
El correo electrónico o e- mail es un sistema mediante el cual
los distintos empleados del Estudio pueden comunicarse entre sí
a través de mensajes electrónicos escritos que son enviados
mediante los terminales de las computadoras personales conec-
tados a una red. Este medio es rápido de transmitir.
Sistema de sugerencias
:
Está diseñado con el fin de solicitar y valorar las ideas de los
empleados. Los directores deben seguir las siguientes tres direc-
trices para diseñar el sistema de sugerencias:
o
Tener un responsable de evaluación de sugerencias
con el fin de evaluar objetivamente las ideas sugeridas.
o
Aplicar las sugerencias que se acepten y dar un
agradecimiento a la persona que la haya realizado.
o
Establecer el valor de la recompensa al beneficio
de esa sugerencia.
Este sistema permite que todos los integrantes del Estudio se expre-
sen con libertad y puedan hacer conocer a los niveles superiores su
planteo. No deben tenerse en cuenta los mensajes anónimos.
Algunas funciones de la comunicación:
o
Difundir
entre el personal, en tiempo y
forma, los planes y las acciones que el
Estudio desea poner en marcha para al-
canzar sus metas y objetivos.
o
Involucrar
al personal en dichos planes
y acciones desde el principio.
o
Unificar
criterios sobre la forma en que
se desea llevar a cabo lo planeado.
o
Establecer o reforzar
las bases sobre las
que se sustentan las formas de hacer del
Estudio.
o
Encauzar
los esfuerzos del personal ha-
cia un mismo fin.
o
Resaltar
la importancia que tiene la
