Capítulo 2 - Tiempo de planificación y organización
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Estos esquemas son sólo a modo ilustrativo, como
todos los ejemplos que forman parte de este
Manual. Aconsejamos a cada profesional desarro-
llar el suyo propio. En los ejemplos se han incorpo-
rado a las actividades típicas de los procesos otras
actividades de control que definiremos en adelante.
En este punto es interesante tomar cada una de las
actividades enumeradas en el Módulo 1 y disponer-
las en un diagrama de flujo para luego examinarlo
con todos los integrantes del Estudio.
Este ejercicio posibilita:
o
Identificar los distintos componentes
del negocio, establecer si encajan bien y
cómo se relacionan.
o
Identificar la necesidad de realizar cam-
bios para que funcione mejor.
o
Descubrir y reducir las tareas sin valor
agregado.
o
Recopilar datos de cómo se desarrolla el
proceso.
o
Detectar zonas grises donde nadie es
responsable por alguna tarea o se super-
ponen responsabilidades.
o
Identificar qué Requisitos de la Norma
están contemplados en las actividades
que se desarrollan.
Del listado de tareas que surge del diagrama es
importante identificar aquellas tareas que no agre-
gan valor o disminuyen la velocidad de desarrollo
del procedimiento.
Es importante identificar los objetivos de Calidad
que se pretenden para el producto o servicio,
redactarlos en términos del resultado final e imple-
mentar un sistema de evaluación que permita cons-
tatar el cumplimiento de las metas (a dónde se
quiere llegar definiendo, por ejemplo, fecha, canti-
dad, costes y requisitos a cumplir).
Antes de producir algún cambio en el proceso es
importante tener en claro:
o
Cuáles son los requerimientos de los
Clientes.
o
Cuáles son las actividades de control
que se deben incorporar antes, durante y
al final del proceso para estar seguros de
que se van a cumplir con esos requeri-
mientos.
La salida de los procesos debe cumplir con los obje-
tivos y asegurar el cumplimiento de los requisitos
pactados con el Cliente.
Cuando se elabora el flujograma para los procesos, es
importante medir los ciclos de tiempo (parciales y
totales) para establecer cuánto se tarda en hacer las
cosas y determinar el tipo y modo de verificar los
resultados. Debe responder a planificación y control.
Estas mediciones permitirán al Estudio establecer,
por ejemplo, si están presupuestando el trabajo de
manera eficaz y efectiva, en virtud de los objetivos
planteados y los resultados esperados. De la misma
manera que permitirán obtener información para
futuros proyectos.
CUATRO PREGUNTAS QUE DEBERÁN HACERSE PARA EVA-
LUAR CADA UNO DE LOS PROCESOS QUE PLANIFIQUE EL
ESTUDIO:
1. ¿Se ha identificado y descrito apropiadamente el proceso?
2. ¿Se han asignado las responsabilidades?
3. ¿Se han desarrollado los procedimientos para el proceso?
4. ¿Proporciona el proceso de manera efectiva los resultados
requeridos en su desarrollo?
