Capítulo 1 - Tiempo de decisiones.
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Es importante que el Estudio tenga en claro con qué
personal propio o tercerizado cuenta para cumplir con
los objetivos para realizar el proyecto que se le enco-
mienda y para cumplir con los requisitos del Cliente.
Si no cuenta con el personal necesario, evaluará la
necesidad de incorporarlo de acuerdo al perfil de
puesto definido, tanto para la contratación de perso-
nal efectivo como temporario. Si no tiene definido un
perfil para un puesto en particular, tendrá que definir-
lo con anterioridad a la contratación. Las personas
determinan el éxito o fracaso de un proyecto.
Muchos problemas se ocasionan por el comporta-
miento de las personas, por sus actitudes, por
ejemplo: demoras, prioridades, mala comunicación.
Una vez incorporado el personal, es necesario intro-
ducirlo en la cultura del Estudio y asegurarse que
sus funciones y responsabilidades sean comunica-
das y comprendidas por toda la organización.
Un Manual de bienvenida puede ser un folleto en
el cual se definen la cultura del Estudio, a qué se
dedica, cuál es su forma de trabajar, el equipo de
gente que lo conforma, las funciones para cada
puesto, etc. A través del mismo se puede inducir a
la persona contratada a conocer las políticas del
Estudio, es decir su manera de hacer las cosas.
1.2.3. Los documentos y los registros
Todo Estudio trabaja con distintos tipos de docu-
mentos como pueden ser los planos, los informes de
factibilidad, las normas y reglamentaciones, etc.
Estos documentos pueden emplearse con diferentes
objetivos y algunos, como los informes y los planos,
pueden ser el resultado o outputs del proceso de
trabajo del Estudio o inputs de otros procesos.
Otros, como las reglamentaciones, se utilizan en
general como inputs de algunos procesos. Los
documentos que se tienen que considerar son todos
los necesarios y requeridos por la organización o
Estudio para asegurar que el control, funciona-
miento y planificación de sus procesos sean efecti-
vos. Los registros son un tipo de documento espe-
cial en los cuales se ingresan datos, como puede ser
una planilla de locales que se adapta a cada pro-
yecto, por lo tanto, una vez completa corresponde
a un proyecto en particular. Los registros son docu-
mentos con información y datos que poseen signi-
ficado, que presentan resultados obtenidos o pro-
porcionan evidencia de actividades desarrolladas.
Son el testimonio o evidencia objetiva de que algo fue
hecho, medido, controlado, mejorado o cambiado.
La documentación necesaria para un Estudio
depende de las características del mismo, de su
tamaño, del tipo de actividad que realiza, de la
complejidad de sus procesos e interacciones y de la
competencia del personal. No requerirá del mismo
tipo de documentación un Estudio cuya actividad
es el diseño que otro que se dedica al gerencia-
miento de proyectos. De la misma manera un
Estudio que cuenta con personal muy entrenado y
capacitado, seguramente requerirá menos docu-
mentación que otro que contrata pasantes o beca-
rios. Y así podríamos seguir, de acuerdo a la canti-
dad de personal que trabaja en el mismo, etc.
Muchas personas cumpliendo las mismas funciones
requerirán tener todo por escrito para asegurar que
todos trabajan de la misma manera.
La primera condición es
analizar
cuál es la docu-
mentación con la que trabajan habitualmente.
Qué
elementos registran y quién mantiene esos regis-
tros. Analizar, por ejemplo,
cómo
el Estudio realiza
las compras o transmite un pedido a un asesor, pro-
veedor o subcontratista.
No solamente se debe determinar qué documen-
tos se utilizan, sino también cómo se utilizan.
