Capítulo 1 - Tiempo de decisiones.
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Si el Estudio se dedica (por ejemplo) al diseño,
debe tener en cuenta además de los requerimien-
tos del Cliente, los detalles y especificaciones, las
normativas y reglamentaciones vigentes, etc.
Todos estos datos pueden considerarse un Método
de Comunicación.
Una manera de asegurarse de que fueron tenidos
en cuenta durante el desarrollo del proceso, podría
ser respondiendo a las siguientes cuestiones:
o
¿Están completos detalles y documentos?
o
¿Fueron coordinados apropiadamente?
o
¿Son compatibles con las especificaciones?
o
¿Están numerados y titulados correcta-
mente los documentos?
o
¿Se indicaron los cambios?
o
¿Es buena la calidad de la impresión?
o
¿Los datos son precisos y completos?
o
¿Los detalles están completamente
dimensionados?
Todos los actores de los procesos deben tener acce-
so a la información que necesitan. Todos, incluido
el Cliente final, deben ver el proceso en su totali-
dad. Estos actores son cada uno de los involucrados
en el proceso, es decir cada una de las personas que
desarrolla alguna actividad de las que integran el
proceso. En general estas personas cumplen sus
funciones en distintas áreas, aunque en estudios
chicos puede ser que una misma persona cumpla
diferentes funciones y así intervenga en distintas
instancias de un mismo proceso. Cada persona que
interviene en el proceso no debe pensar únicamen-
te en cómo hacer mejor lo que está haciendo (divi-
sión del trabajo), sino por qué y para quién lo hace.
La GESTION por PROCESOS concentra la atención
en el resultado de los procesos no en las tareas o
actividades. Hay información sobre cómo debe ser
el resultado final y cada quien sabe cómo contribu-
ye su trabajo individual al proceso global; lo cual se
traduce en una responsabilidad con el proceso total
y no sólo con su tarea personal (deber).
Un Cliente no tiene que esperar a que lo llamen del
Estudio recién cuando termina la documentación
del proyecto. Su relación sería mucho más trans-
parente si estuviese informado de los pasos que se
están dando, del estado en que se encuentra el pro-
yecto y de los tiempos que se manejan.
Si acostumbra a comunicarse para verificar el
avance del proceso de diseño y elaboración, será
menor el porcentaje de reprocesos que tendrá, que
si toma contacto con su Cliente sólo para entregar-
le el "producto" terminado.
Si tuviera una única reunión con el Cliente en la
etapa del croquis preliminar y no se preocupa y
ocupa para que el Cliente apruebe el proyecto en
las distintas etapas, puede encontrase con una
documentación muy completa, haber invertido
mucho dinero en la presentación, en la maqueta y
tener que reprocesar todo el trabajo porque el
Cliente no quedó conforme.
Reprocesos + No Conformidades del Cliente =
Cliente insatisfecho
SE TRATA DE ENFOCAR A LOS PROCESOS Y NO
A LAS ÁREAS FUNCIONALES.
VER EL TODO Y NO LAS PARTES.
La Gestión del Sistema de la Calidad de un Estudio
se inicia con la gestión de sus procesos, tomando
en cuenta que todo trabajo se lleva a cabo median-
te la ejecución de los mismos.
