PAC - Manual de Gestión de la Calidad para Estudios de Arquitectura - Vol. I
133 pág.
I03-2.2
INSTRUCCIONES
CONTROL DOCUMENTOS ENTRANTES Y SALIENTES
Fecha: abril 20 , 2000 Revisión:2000
1.
GENERALIDADES
El control de documentos entrantes y salientes se
realiza en la recepción, mediante mesa de entradas
y registro de salidas.
2.
MESA DE ENTRADAS
:
Cada documento que ingresa al Estudio es recibido
por recepción, quien realiza su registro de acuerdo
a la siguiente instrucción:
Archivo se encuentra en la PC con el siguiente ícono:
Mesa de Entrada y Salida
:
Su ingreso se realiza mencionando fecha de ingre-
so, de quién proviene, tipo de documento, a quién
se remite y quien lo recibió.
Cuando dice de quién proviene, puede ser de un
Cliente, de un proveedor, o de otros profesionales.
El resto, tales como temas personales y servicios no
se asientan en el libro.
Quien realiza el asiento, verifica que la documenta-
ción cumpla los requerimientos del Estudio e inícia-
la el documento a fin de dejar constancia en el
mismo que el documento ha sido recepcionado.
Dicho libro es un Folder de la PC de recepción, cuyo
backup se realiza semanalmente.
3.
REGISTRO DE SALIDAS
:
Cada documento que egresa del Estudio pasa por
recepción, quien realiza su registro de acuerdo a la
siguiente instrucción:
Archivo se encuentra en la PC con el siguiente ícono:
Mesa de Entrada y Salida:
Su asiento se realiza mencionando fecha de egreso,
a quien se envía, tipo de documento, quién lo envía
y quién realiza el asiento.
Quien realiza el asiento, verifica que la documenta-
ción cumpla los requerimientos del Estudio, y en el
caso de ser un remito conforma el mismo. En caso
de ser una nota o informe, que no requiere remito,
procura que salga con copia para que la misma
vuelva firmada, a fin de dejar constancia en el
mismo que el documento ha sido recepcionado.
Dicho libro es un Folder de la PC de recepción, cuyo
backup se realiza semanalmente.
